dum | žák

Textový procesor

Název školy Vyšší odborná škola obalové techniky a Střední škola, Štětí, příspěvková organizace
Adresa školky Kostelní 134, 411 08 Štětí
IČ 46773509
Název operačního programu OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost
Registrační číslo CZ.1.07/1.5.00/34.1006
Označení vzdělávacího materiálu VY_32_INOVACE_22_PVY_437
Název tématické oblasti (sady) Programové vybavení
Název materiálu Hromadná korespondence
Anotace Pracovní list provádí použitím hromadné korespondence, resp. generování dokumentů za použití externího zdroje dat.
Autor Ivan Pomykacz Jazyk čeština
Očekávaný výstup Vytváří/upravuje externí zdroj dat. Propojuje externí zdroj dat s dokumentem. Používá slučovací pole. Aplikuje pravidla pro změnu textu v dokumentu na základě hodnot ve zdroji dat.
Klíčová slova hromadná korespondence, zdroje dat, pravidla
Druh výukového zdroje Pracovní list Věková skupina žáků 15+
Typ interakce aktivita Ročník 1.
Speciální vzdělávací potřeby žádné
Zhotoveno, (datum/období) 2012/2013 Celková velikost

pdf icon
Hromadná korespondence

Obsah

Shrnutí

Hromadná korespondence se primárně používá ke generování různé korespondence dle dané předlohy a adresáře kontaktů/adresátů. Tento koncept je však zobecněný a není nezbytné vždy posílat jen dopisy. Využití propojení databáze (mdb, xls, csv, ...) a textového procesoru může vyřešit různé situace při generování textu.

Zadání

Vytvořte dokument podle předlohy. Předloha obsahuje pouze dvě strany (váš dokument bude mít stran více).

Jak již bylo naznačeno v úvodu, cílem je vygenerovat dokument, který bude mít několik adresátů (vizte měnící se hlavičku oběžníku). Princip spočívá v tom, že si vytvoříte adresář, tj. nějaký datový soubor, ve kterém budete mít informace o adresátech. Poté si připravíte šablonu dokumentu - oběžníku - do kterého umístíte speciální pole, za která se dosadí konkrétní hodnoty z adresáře při generování "korespondence".

Váš adresář bude obsahovat následující sloupce (pole):

  • Jméno
  • Příjmení
  • Přezdívka
  • Ulice
  • Město
  • PSČ
  • Pohlaví

Do seznamu vložte 4 záznamy, přičemž alespoň jeden záznam bude žena a jeden muž.

Postup

Níže, v sekci Zdroje, jsou k dispozici texty, obrázky nebo další soubory, které budete potřebovat k vytvoření dokumentu.

Libreoffice Writer

  • Adresář je třeba připravit v jiném (externím) programu, např. Calc. Spusťte si jej a do prvního řádku vepište názvy sloupců (podle zadání).

    Do dalších řádků pak vyplňte nějaké hodnoty (třeba i fiktivní) dle zadání (alespoň 4). Soubor pak uložte, abyste jej vzápětí využili jako zdroj adres pro váš dokument.

  • Zpět ve Writeru, v novém dokumentu.

    Vytvořený adresář je třeba propojit s dokumentem. To lze udělat až při prvním použití pole z adresáře, např. "Jméno"

    Sestavte tedy text adresáta tím, že postupně vložíte jednotlivá pole do dokumentu. Začněte přes nabídku "Vložit → Pole → Další pole" Jako typ zvolte "Pole hromadné korespondence" a přidejte databázový soubor. Po přidání se zobrazí v seznamu "adresar" (podle pojmenovaného souboru, který jste vytvořili v Calcu).

    Následně vyberte jméno a klikněte na "Vložit"

    Vložené pole je pak šedě podbarveno a obsahuje název sloupce. Postup opakujte pro další pole (jen není nutné již znovu vkládat databázi adres).

  • Dále vložte do dokumentu zdrojový text a naformátujte jej dle předlohy.

  • Nakonec je třeba vygenerovat výsledný dokument, kde budou všechny adresy z adresáře.

    Přes "Nástroje → Průvodce hromadnou korespondencí" toho docílíte. Nenechte se zmást kroky 2-5, ty můžete klidně přeskočit. Vás bude zajímat zejména poslední krok 8, kde chcete uložit vygenerovaný dokument (jako jeden).

Microsoft Word

  • Na kartě Korespondence vytvořte nový seznam příjemců.

  • Změňte nastavení sloupců.

    Naplňte tabulku daty a soubor uložte (jde o nový typ souboru mdb)

  • S tabulkou si lze pak dodatečně přizpůsobit, případně doplnit po kliknutí na Upravit seznam příjemců.

  • Vložte do dokumentu zdrojový text a naformátujte dle potřeb.

    Nyní je možné vložit do textu tzv. služovací pole, což je zástupné pole, za které se při sestavení dosadí text z tabulky.

  • Nakonec stačí dokument sloučit.

    Pokud chcete s výsledným dokumentem ještě pracovat - třeba jej uložit jako PDF, zvolte první volbu. Otevře se nové okno se sloučeným dokumentem, ten pak uložte jako PDF.

Zdroje

Zdrojový text ke stažení (kódování UTF-8).

Odevzdání

Budete odevzdávat:

  • adresář (.mdb | .ods)

  • šablona oběžníku (.docx | .odt)

  • zkompletovaný výsledek (.pdf)